Typische Abläufe, konkret

Sechs Abläufe, die in kleinen Betrieben jede Woche von Hand laufen. So sähen sie verbunden aus.

Beispielablauf mit erfundenen Daten

Was hereinkommt

Posteinganginfo@
Anfrage HeizungswartungSabine Krüger <s.krueger@lindenhof.example>

Guten Tag, wir suchen einen Partner für die jährliche Heizungswartung in drei Objekten in Aachen-Burtscheid.

Können Sie uns ein Angebot schicken? Rückruf gern unter 0241 555 0182.

Viele Grüße
Sabine Krüger
Hausverwaltung Lindenhof

Was automatisch passiert

Absender und Angaben ausgelesen

Kein bestehender Kontakt gefunden

Wartung: an Team Service

Antwort aus Vorlage vorbereitet

Was danach bereitsteht

KundenverwaltungNeuer Kontakt
Name
Sabine Krüger
Firma
Hausverwaltung Lindenhof
Telefon
0241 555 0182
Anliegen
Heizungswartung, 3 Objekte
Angebot Heizungswartung erstellen
Zuständig
J. Becker, Service
Fällig
morgen
AntwortentwurfWartet auf Freigabe

Guten Tag Frau Krüger, danke für Ihre Anfrage zur Heizungswartung. Sie erhalten bis morgen ein Angebot.

Prüfen & senden

7Handgriffe, die heute anfallen

  1. E-Mail lesen
  2. Kontakt suchen
  3. Kontakt anlegen
  4. Name, Firma, Telefon abtippen
  5. Aufgabe anlegen
  6. Kollegen informieren
  7. Antwort schreiben

Ihr Teil danach

Antwort lesen und auf Senden klicken.

Illustration: Name, Firmen und Beträge sind erfunden, es wird nichts gesendet. Welche Programme Sie nutzen, klären wir im Gespräch.

Website-Anfrage ins CRM

AuslöserKontaktformular oder E-Mail an info@

  1. Angaben auslesen
  2. Dublette prüfen
  3. Kontakt anlegen
  4. Aufgabe zuweisen
  5. Antwort entwerfen
Ergebnis
Kontakt, Aufgabe mit Frist und Antwortentwurf, bevor jemand die Mail geöffnet hat.
Ihr Teil
Antwort prüfen und senden.
Oft beteiligt
Postfach, Website-Formular, CRM oder Excel-Liste

Eingangsrechnungen vorbereiten

AuslöserPDF im Postfach rechnung@

  1. Felder auslesen
  2. Summe prüfen
  3. Lieferant zuordnen
  4. Beleg umbenennen und ablegen
  5. Fälligkeit vormerken
Ergebnis
Vorbereiteter Buchungssatz, sauber abgelegter Beleg und Zahlungserinnerung.
Ihr Teil
Markierte Abweichungen ansehen, dann freigeben.
Oft beteiligt
Postfach, Buchhaltungssoftware, Ablage oder Cloud-Ordner

Termine ohne Hin und Her

AuslöserBuchung über Ihre Website

  1. Zeitfenster prüfen
  2. Kunde suchen oder anlegen
  3. Termin eintragen
  4. Bestätigung senden
  5. Erinnerung planen
Ergebnis
Termin im Kalender, Notiz am Kunden, Bestätigung und Erinnerung verschickt.
Ihr Teil
Nichts, solange der Termin passt.
Oft beteiligt
Buchungsseite, Kalender, Kundenliste

Angebote nachfassen

AuslöserAngebot seit 7 Tagen ohne Antwort

  1. Offene Angebote finden
  2. Zuständige Person ermitteln
  3. Nachfass-Entwurf erstellen
  4. Erinnerung zuweisen
Ergebnis
Kein Angebot versandet still. Jede Woche eine kurze Liste mit Entwürfen.
Ihr Teil
Entwurf anpassen oder anrufen.
Oft beteiligt
Angebotsliste, CRM oder Excel, Postfach

Montagsbericht automatisch

AuslöserJeden Montag, 7:00 Uhr

  1. Zahlen aus mehreren Quellen holen
  2. Zusammenführen
  3. Abweichungen markieren
  4. Bericht verschicken
Ergebnis
Ein Bericht mit Umsatz, offenen Posten und Aufträgen im Postfach, ohne Tabellenarbeit.
Ihr Teil
Lesen.
Oft beteiligt
Excel oder Google Sheets, Buchhaltung, CRM

Neuen Auftrag anlegen

AuslöserAuftrag bestätigt

  1. Projektordner aus Vorlage
  2. Checkliste anlegen
  3. Team informieren
  4. Kunde begrüßen
Ergebnis
Jeder Auftrag startet gleich: Ordner, Aufgaben und Begrüßung stehen bereit.
Ihr Teil
Starttermin festlegen.
Oft beteiligt
Cloud-Ordner, Aufgabenliste, Postfach

Beispielabläufe, keine Kundenprojekte. Ob und wie sie mit Ihren Programmen umsetzbar sind, prüfe ich vorher.

Websysteme als Teil eines Ablaufs

Formulare, Buchungsseiten und Portale können Teil eines verbundenen Prozesses sein. Hier sehen Sie beispielhafte Weboberflächen.

Beispielhafte Weboberflächen ansehen

Kostenloser Automatisierungs-Check

Beschreiben Sie eine wiederkehrende Aufgabe. Gemeinsam klären wir, was sich automatisieren lässt, welche Werkzeuge bleiben können und welcher erste Schritt sinnvoll ist. Im Gespräch erhalten Sie eine konkrete Empfehlung.

Kostenlosen Check buchen Wiederkehrende Aufgabe beschreiben
Kostenloses Erstgespräch, unverbindlich. Umsetzung erst nach separatem Angebot.