Kundenanfragen
Anfrage lesen, Angaben kopieren, CRM aktualisieren, Antwort schreiben und ans Nachfassen denken. Daraus kann ein zusammenhängender Ablauf werden.
Für kleine Unternehmen in Aachen & der Region
Bestehende Software verbinden. Wiederkehrende Arbeit automatisieren.
Anfragen, Dokumente und Daten sollen im Unternehmen weiterlaufen – ohne ständiges Kopieren. Ich verbinde Ihre bestehenden Systeme und entwickle Abläufe, die zu Ihrem Arbeitsalltag passen.
Direkter Kontakt mit Marin Benke · kostenloses Erstgespräch · klarer Projektumfang
Eingehende E-MailPDF & DokumenteWebsite-Anfrage
Lesen. Prüfen. Zuordnen.
CRM aktualisiertAufgabe zugewiesen
Beispielablauf · mit Prüfung, wo sie nötig ist
Welche Aufgabe kostet Ihr Team Zeit?
Dokumente
PDF öffnen, Angaben auslesen und in ein anderes System eintippen. Daten automatisch übernehmen und prüfen lassen; Ausnahmen selbst kontrollieren.
Termine
Buchungen zwischen Kalender und CRM übertragen, Bestätigungen verschicken und nachfassen. Den gesamten Ablauf verbinden.
Wiederkehrende Berichte
Daten aus mehreren Werkzeugen sammeln, Tabellen zusammenführen und denselben Bericht erneut berechnen. Automatisch vorbereiten lassen.
Aus einzelnen Schritten wird ein klarer Ablauf.
Einen Anfrageablauf ausprobieren.
Interaktive SimulationAus einer Anfrage werden ein CRM-Kontakt und eine Folgeaufgabe. Wählen Sie einen Fall: Was passiert bei fehlenden Daten oder einem Systemausfall?
Läuft nur in Ihrem Browser mit erfundenen Daten. Es wird keine Anfrage versendet und keine echte CRM-, n8n- oder HubSpot-Verbindung genutzt. Jeder Durchlauf startet eine neue Simulation.
Eingehende Anfrage
- Unternehmen
- Beispielbetrieb
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
- anfrage@beispiel.invalid
- Anliegen
- Anfragen unserer Website mit unserem CRM verbinden.
Schritte im Ablauf
- Pflichtfelder prüfenWartet
- Anfrage-ID prüfenWartet
- CRM-Kontakt aktualisierenWartet
- Folgeaufgabe erstellenWartet
Wählen Sie einen Fall und starten Sie das Beispiel.
- CRM-Kontakte
- 0
- Folgeaufgaben
- 0
- Vorgemerkte Anfragen
- 0
Wählen Sie einen Fall und starten Sie das Beispiel.Kontakt gespeichert, Folgeaufgabe erstellt. Die Anfrage ist als verarbeitet markiert.Diese Anfrage wurde bereits verarbeitet. Der zweite Versuch erzeugt keinen zusätzlichen Kontakt und keine weitere Aufgabe.CRM nicht erreichbar. Anfrage vorgemerkt; noch keine Folgeaufgabe erstellt. Stellen Sie die Verbindung wieder her und versuchen Sie es erneut.E-Mail fehlt. Der Ablauf stoppt, bevor ein Kontakt oder eine Aufgabe erstellt wird.Fehlt ErledigtWartetGestopptÜbersprungen
Behalten Sie die Werkzeuge, die funktionieren.
CRM, E-Mail, Kalender, Buchhaltung und Formulare müssen nicht automatisch ersetzt werden. Ich prüfe vorhandene Schnittstellen und verbinde die Lücken – mit klaren Regeln für Daten, Zugriffsrechte und Fehlerfälle.
Für Unternehmen in Aachen und der Region. Mein Standort ist im benachbarten Vaals; Ihren Ablauf besprechen wir in einem persönlichen Gespräch.
Mögliche Bausteine für Ihren Ablauf
- n8n für die Automatisierung
- Formulare, E-Mail und weitere Software über vorhandene Schnittstellen verbinden. Auslöser, Datenprüfungen und den Umgang mit Fehlern legen wir vor der Umsetzung fest.
- HubSpot und andere CRM-Systeme
- Aus Anfragen werden Kontakte und Folgeaufgaben. Zuerst prüfe ich API-Zugriff, Pflichtfelder und die Zuordnung zu bestehenden Kontakten.
- Microsoft Teams und Kalender
- Zu meinen eigenen Entwicklungen gehören Kalenderfeeds und eine eigene Teams-Schnittstelle. Für Ihren Ablauf prüfe ich benötigte Zugriffsrechte und verfügbare Microsoft-365-Schnittstellen.
Die passenden Werkzeuge richten sich nach Ihrem Ablauf. Kompatibilität, Lizenzen, Zugriffsrechte und Betriebskosten prüfen wir vor dem Angebot.
Aus eigener Entwicklung.
Zwei eigene Entwicklungsprojekte: bestehende Systeme über Kalender, APIs und eigene Schnittstellen verbinden.
WebUntis mit Kalendern verbinden.
Eine Stundenplan-Brücke, die Änderungen und Ausfälle für Kalenderfeeds aufbereitet. Mit API und MCP-Schnittstelle für weitere Werkzeuge.
- WebUntis
- Stundenplandaten vereinheitlichen
- Kalender, API & MCP
Vorhandene Informationen werden in anderen Anwendungen nutzbar, ohne jeden Termin manuell zu übertragen.
Teams über eine eigene Schnittstelle nutzen.
Eine eigene MCP-Schnittstelle zum Abrufen und Durchsuchen von Microsoft-Teams-Kanälen, Nachrichten und Gesprächskontext.
- Microsoft Teams
- Eigene MCP-Schnittstelle
- Nachrichten & Kontext finden
Über MCP können kompatible KI-Werkzeuge gezielt Informationen abrufen. Der Zugriff richtet sich nach den Berechtigungen des Kontos.
Direkt umgesetzt von Ihrem Ansprechpartner.
Ich bin Marin Benke, selbstständiger Entwickler bei Aachen. Ich analysiere Ihren Prozess, entwerfe die Lösung und setze sie selbst um. Vom ersten Gespräch bis zu Prüfung und Übergabe haben Sie einen direkten Ansprechpartner.
Von Ihrem Prozess zur laufenden Lösung.
Verstehen
Sie zeigen mir eine wiederkehrende Aufgabe und die beteiligten Systeme.
Planen
Sie erhalten eine Empfehlung; Umfang und Preis vereinbaren wir vor der Umsetzung.
Umsetzen
Bestehende Werkzeuge verbinden oder die fehlende Funktion entwickeln.
Prüfen
Gemeinsam testen wir echte Beispiele, Ausnahmen und Fehlerbehandlung.
Übergeben
Sie erhalten eine Dokumentation; Betrieb und Wartung werden klar vereinbart.
Fragen vor dem ersten Gespräch
Brauche ich neue Software?
Häufig nicht. Ich prüfe zuerst, wie Ihre vorhandenen Werkzeuge zusammenarbeiten können. Neue Software schlage ich nur vor, wenn sie eine konkrete Lücke schließt.
Können Sie mit unseren bestehenden Systemen arbeiten?
Zuerst prüfen wir Schnittstellen, Zugriffsrechte und Exportmöglichkeiten. Was möglich ist, hängt von den Systemen ab. Grenzen kläre ich vor der Umsetzung.
Was kostet eine Automatisierung?
Der erste Automatisierungs-Check ist kostenlos. Die Umsetzung hängt von den beteiligten Systemen, Schritten und nötigen Tests ab. Sie erhalten vor Beginn ein individuelles Angebot mit klarem Umfang. Softwarelizenzen und laufender Betrieb werden bei Bedarf gesondert ausgewiesen.
Was lässt sich überhaupt automatisieren?
Wiederkehrende Aufgaben mit klaren Eingaben und Regeln: Anfragen zuordnen, Erinnerungen senden, Daten übertragen, Dokumente verarbeiten und Berichte erstellen. Wichtige Entscheidungen oder unsichere Ergebnisse können weiterhin persönlich geprüft werden.
Ist dafür KI nötig?
Nein. Viele Abläufe funktionieren mit einfachen Regeln und Schnittstellen. KI kommt infrage, wenn sie bei unstrukturierten Texten oder Dokumenten hilft – mit passenden Prüfungen für die jeweilige Aufgabe.
Was passiert, wenn ein Ablauf ausfällt?
Wir legen fest, wie Fehler erkannt, gemeldet und behandelt werden. Je nach Prozess gehören Protokolle, erneute Versuche und ein manueller Ersatzweg dazu. Die Behandlung von Ausnahmen wird vor der Übergabe getestet.
Können Sie die Lösung danach betreuen?
Ja, laufende Betreuung können wir gesondert vereinbaren. Zuständigkeiten, Überwachung und mögliche Betriebskosten halten wir im Angebot fest.
Finden Sie heraus, was sich automatisieren lässt.
Wählen Sie einen Termin oder beschreiben Sie die Aufgabe unten. Das Erstgespräch ist kostenlos. Die Umsetzung beginnt erst nach Vereinbarung von Umfang und Preis.
Kostenlosen Automatisierungs-Check buchen
Bringen Sie eine wiederkehrende Aufgabe und die beteiligten Werkzeuge mit. Gemeinsam klären wir mögliche Lösungen und einen sinnvollen ersten Schritt. Technische Vorbereitung brauchen Sie nicht.
Laden Sie den Kalender, um hier einen Termin auszuwählen. Beim Öffnen wird eine Verbindung zu cal.marinbenke.dev hergestellt.
Verfügbare Termine anzeigenVerfügbare Termine werden geladen…
Der Kalender konnte nicht geladen werden. Nutzen Sie bitte den direkten Buchungslink unten.
Buchungskalender direkt öffnenWas kostet Sie im Alltag unnötig Zeit?
Ein paar Sätze reichen. Ich schaue mir Ihren Ablauf an und melde mich mit dem nächsten Schritt.